In der heutigen digitalen Welt verlassen sich Unternehmen immer mehr auf Software, um Prozesse zu optimieren und die Produktivität zu steigern. Doch die Einführung neuer Softwareprogramme bringt oft die Herausforderung mit sich, dass Mitarbeiter geschult werden müssen, um diese effektiv nutzen zu können. Hier kommen zwei Schulungsmethoden ins Spiel: traditionelle Schulungen und digitale Adoptionsplattformen (DAPs).

Traditionelle Schulungen: Vertraute Methoden

Traditionelle Schulungen sind seit langem die gängige Praxis für die Einarbeitung von Mitarbeitern in neue Software. Diese Schulungen können verschiedene Formen annehmen:

• Präsenzschulungen: Hierbei handelt es sich um klassische Schulungen in einem Raum, geleitet von einem Trainer.
• E-Learning-Kurse: Diese Kurse finden online statt und bieten den Mitarbeitern die Flexibilität, das Material in ihrem eigenen Tempo zu bearbeiten.
• Videoanleitungen: Videoanleitungen bieten visuelle Unterstützung und können hilfreich sein, um bestimmte Funktionen zu demonstrieren.

Obwohl traditionelle Schulungen eine etablierte Methode sind, haben sie auch einige Nachteile:

• Zeitaufwendig: Präsenzschulungen und die Entwicklung von E-Learning-Kursen können sehr zeitintensiv sein, sowohl für die Erstellung der Materialien als auch für die Teilnahme der Mitarbeiter.
• Mangelnde Flexibilität: Traditionelle Schulungen finden in der Regel zu einem bestimmten Zeitpunkt statt, was für Mitarbeiter mit vollen Terminkalendern schwierig sein kann.
• Begrenzte Reichweite: Präsenzschulungen eignen sich in der Regel nicht für ein weltweites Publikum.
• Schnelles Vergessen: Mitarbeiter vergessen oft, was sie in traditionellen Schulungen gelernt haben, wenn sie die Informationen nicht sofort anwenden können.

Digitale Adoptionsplattformen: Lernen im Fluss der Arbeit

Digitale Adoptionsplattformen (DAPs) bieten einen innovativen Ansatz für die Softwareschulung. DAPs sind im Gegensatz zu traditionellen Schulungen in die Software selbst integriert. Sie bieten den Mitarbeitern kontextbezogene Hilfe und Unterstützung genau dann, wenn sie diese benötigen, während sie mit der Software arbeiten.

DAPs verfügen über eine Reihe von Funktionen, die das Lernen für Mitarbeiter einfacher und effektiver machen:

• Interaktive Schritt-für-Schritt-Anleitungen: DAPs können Mitarbeiter durch neue Aufgaben und Prozesse führen, indem sie ihnen Schritt-für-Schritt-Anleitungen mit visuellen Hilfsmitteln wie Screenshots und Overlays anzeigen.
• Just-in-Time-Learning: DAPs bieten den Mitarbeitern Informationen genau dann an, wenn sie diese benötigen, und vermeiden so, dass sie sich große Mengen an Material auf einmal merken müssen.
• Mikrolernen: DAPs liefern Informationen in mundgerechten Häppchen, was die Aufnahmefähigkeit der Mitarbeiter erhöht.
• Gamification: DAPs können spielerische Elemente nutzen, um das Lernen unterhaltsamer und interaktiver zu gestalten.
• Analytics und Berichterstellung: DAPs bieten Daten darüber, wie Mitarbeiter die Software nutzen, und können so Schwachstellen identifizieren und gezielte Schulungen anbieten.

Vorteile von DAPs gegenüber traditionellen Schulungen

DAPs bieten gegenüber traditionellen Schulungen eine Reihe von Vorteilen:

• Verbesserte Benutzerfreundlichkeit: DAPs machen es Mitarbeitern leichter, neue Software zu erlernen und zu verwenden, was zu einer schnelleren Einarbeitung und höheren Produktivität führt.
• Geringere Schulungskosten: DAPs können die Kosten für die Entwicklung und Durchführung traditioneller Schulungen senken.
• Erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit: DAPs können die Zufriedenheit der Mitarbeiter steigern, da sie ihnen die Möglichkeit geben, neue Software schnell und einfach zu erlernen.
• Verbesserte Datenqualität: DAPs können dazu beitragen, dass Mitarbeiter die Software korrekt verwenden, was zu einer höheren Datenqualität führt.
• Geringere Fehlerquote: Durch die kontextbezogene Hilfe von DAPs können Fehler bei der Softwarenutzung reduziert werden.

Wann sind traditionelle Schulungen immer noch sinnvoll?

Obwohl DAPs viele Vorteile bieten, gibt es immer noch Situationen, in denen traditionelle Schulungen sinnvoll sein können. Dazu gehören:

• Schulungen zu komplexen Themen: Für komplexe Themen, die ein tiefes Verständnis erfordern, kann eine traditionelle Schulung in einem geführten Format besser geeignet sein.
• Schulungen zu neuen Softwaresystemen: Wenn ein Unternehmen ein völlig neues Softwaresystem einführt, kann eine traditionelle Schulung hilfreich sein, um den Mitarbeitern einen grundlegenden Überblick zu geben.
• Schulungen zu Softwaresicherheit: Schulungen zu Softwaresicherheit erfordern oft interaktive Diskussionen und praktische Übungen, die sich in einem traditionellen Schulungsformat besser umsetzen lassen.

Fazit: Die Zukunft liegt in der Kombination

Die beste Lösung für die Softwareschulung besteht wahrscheinlich in einer Kombination aus DAPs und traditionellen Schulungen. DAPs eignen sich hervorragend für die laufende Einarbeitung in alltägliche Aufgaben und bieten den Mitarbeitern die Flexibilität, in ihrem eigenen Tempo zu lernen. Traditionelle Schulungen können weiterhin für komplexere Themen, Einführungen in neue Softwaresysteme und Schulungen zu Softwaresicherheit wertvoll sein.

Unternehmen sollten ihre Schulungsstrategie sorgfältig planen und die beste Methode für jede Schulungsanforderung wählen. Durch die Nutzung sowohl von DAPs als auch von traditionellen Schulungen können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter die Software effektiv nutzen können, um ihre Produktivität zu steigern und die Unternehmensziele zu erreichen.